Mit jelent a bélyegző nyilvántartás vezetése?

Hogyan vezessünk bélyegző-nyilvántartást?

Ha cégünknél több bélyegzőt is alkalmazunk napi szinten, akkor – hogy elkerülhessük a későbbi vitákat – célszerű ezeket sorszámoztatni, és ennek megfelelően nyilvántartást vezetni róluk, hogy utólag is bármikor könnyűszerrel megállapítható legyen, hogy ki is használta az adott eszközt. Ehhez fog jól jönni egy úgynevezett bélyegző-nyilvántartás vezetése.

Ma már ugyanis nem lehet csupán bélyegzővel vásárolni, mint korábban, ám még így is sok esetben szükség lehet arra, hogy visszakeressük pecsétjeinket.

Nagyon egyszerű azonban egy ilyen nyilvántartást vezetni: akár egy egyszerű, sima A4-es lap is lehet ez, amelyet megőrzünk a későbbiek folyamán. Mindössze az lesz a lényege, hogy az összes, a cégünk illetve vállalkozásunk tulajdonában lévő összes bélyegzőt, illetve pecsétlenyomatot megőrizze, és ezeknek a dátumát is: tehát, hogy pontosan mikortól alkalmazzuk, és kinek a használatában van az adott bélyegző. Nyilván az is nagyon fontos ehhez, hogy az esetleges, időközben bekövetkezett változásokat is majd pontosan dokumentáljuk a bélyegző-nyilvántartásunkon.

Ki és hogyan ellenőrizze a használatban lévő bélyegzőket?

A bélyegzők kezelésével kapcsolatos feladatokat egy intézményben többnyire az intézmény vezetője látja el, egy irodában pedig többnyire az irodavezető, vagy a titkárnő, titkárságvezető.

A használatban lévő bélyegzők tartamának jogi, illetve célszerűségi szempontjából is érdemes, és sok helyütt pedig ellenőrzésre kerülnie bizonyos időközönként, vagyis kb. félévente. A jogi megfelelőségnél a bélyegzőn feltüntetett szerv nevét és címét kell megvizsgálni, és a névhasználat jogosságát.

Mit jelent a célszerűségi ellenőrzés?

Ennek során mindig ellenőrizni kell a bélyegzők tartalmát. Ennek során meg kell győződnünk arról, hogy a bélyegző tartalma, illetve az azon feltüntetett szövegek, illetve ábrák (pl. a rovatbélyegzőknél) alkalmasak – e a megfelelő használatra. (Például, hogy van –e elég hely mondjuk, egy sablonszöveget tartalmazó bélyegző lenyomatán a szöveggel történő egyedi kitöltéshez, stb.)

A bélyegzők kezelése, az azokkal kapcsolatos irányítói feladatok

Egy intézményben is – ahogyan egy cég vagy vállalkozás területén – számos esetben alkalmaznak bélyegzőket, pecséteket. Éppen ezért nagyon lényeges, hogy a bélyegzők használatával kapcsolatos feladatokat pontosan lássák el az ott dolgozók, melyeket többnyire az intézményvezető szab ki, illetve lát el az esetek többségében, kikérve az adott területen dolgozók véleményét.

De mik lehetnek a főbb feladatok egy bélyegző kezelésével kapcsolatosan?

Több ilyen fontos feladat is van. Először is: dönteni kell az egyes bélyegzők alkalmazásának a szükségszerűségét illetően, és azzal kapcsolatosan is, hogy mikor, és mely bélyegzők használatosak, melyik ügyekre, iratokra kerüljön rá az az adott pecsét. Az is nagyon fontos továbbá, hogy a vezetők és a munkatársak közösen ellenőrizzék a náluk éppen használatban lévő bélyegzők tartalmát mind jogi, mind pedig azoknak szükségességét, célszerűségét illetően. Gondoskodni kell a bélyegzők megfelelő tárhelyéről is, hiszen jó, ha van egy kijelölt, pontos és fix helye minden egyes bélyegzőnek amelyeket akár napi szinten, vagy esetleg ritkábban – de azért rendszeresen – használnak az adott intézményben. Még mielőtt elkészül egy újabb, adott folyamathoz vagy irattípushoz tartozó bélyegző, meg kell határozni annak a méretét, gondoskodni a bélyegző elkészíttetéséről és beszerzéséről, majd biztosítani kell az átadásának és átvételének folyamatát is. Későbbiek folyamán pedig - pláne, ha már több bélyegző is van egy intézményben – akkor fontos pontosan vezetni a bélyegző-nyilvántartást is, és azok őrzésére is létrehozni egy szabályzatot, majd a dolgozókkal pedig betartatni azt.

Hogyan szokták tárolni a bélyegzőket egy hivatalos intézményben?

Azokat a hivatalos bélyegzőket, melyek esetleg visszaélésre is okot képezhetnek – lemez – vagy páncélszekrényben szokták tárolni. A használatot követően a nem hivatalos bélyegzőket úgy kell majd tartani, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne tudjanak hozzáférni, és mindig legyen egy fix helyük, ahová a használatot követően visszakerülhetnek, így akkor is rendben és a helyükön maradnak a bélyegzők, ha több személy használja azokat. Egy intézmény a bélyegzői többnyire a titkárságon vagy a gazdasági irodán szokta tárolni, tartani – de vannak névre kiadott bélyegzők is a konyhán, a menzairodában és a műhelyekben is.

A bélyegzőhasználók jogai és kötelességei

Milyen jogai lehetnek a bélyegzőket használó munkatársaknak és vezetőknek egy intézményben?

A bélyegzőket az éppen aktuális irodai, vagy intézményi szabályzatban külön név szerint felhatalmazott személyek kezelhetik, használhatják – pláne ha az hivatalos, és esetleg visszaélésre is okot adható bélyegző. A bélyegző használatára feljogosított személyek rendelkeznek azzal a joggal, hogy használhatják az adott bélyegzőt, annak rendeltetése és a szabályzatban megfogalmazottak szerint. Arra is joguk van természetesen, hogy javaslatot tegyenek további bélyegzők újabb legyártatására, amennyiben úgy érzik, hogy egy-egy bélyegzőből több példányra is szükség volna a még gördülékenyebb napi munkavégzéshez. Vagy pedig cserét is javasolhatnak, amennyiben úgy érzik, hogy már elöregedett egyik vagy másik bélyegző.

A bélyegzőt használók kötelességei egy hivatalos intézményben

Hogyan vesznek át a használatra feljogosított személyek egy bélyegzőt egy hivatalos intézményben? A bélyegzők használatra feljogosított személyek, munkatársak egy aláírás naplóban kell, hogy igazolják, hogy ha átvettek, illetve leadtak egy bélyegzőt. Fontos szabály kell, legyen, hogy az átvett bélyegzőről nem készíthetnek másolatot, további példányokat, és nem is adhatják azt át más, harmadik személy számára, és kötelesen gondoskodni továbbá arról is, hogy az egyes bélyegzőket mindig a kijelölt tároló helyeken tárolják, és az intézményvezető kérésére mindig visszaadják, illetve átadják. Ha pedig megrongálódott, esetleg elveszett egy bélyegző, akkor azt haladéktalanul jelentsék a vezetőjüknek, ahogyan azt is kötelesek azonnali hatállyal jelenteni az intézményvezető felé, ha szabálytalanságot észleltek. A bélyegzőket indokolt esetben el lehet vinni eredeti használati helyükről. Ilyen lehet egy szerződéskötés, vagy megállapodás-aláírás helyszínen, és más hasonló esetek. Azonban ahogy végeztünk, másnap, vagy azt követő munkanapon vissza kell vinni a bélyegzőt az eredeti helyére. Ha pedig egy dolgozónak megszűnik a jogviszonya egy adott intézménynél, akkor a nála lévő bélyegzőt kilépésekor vissza kell szolgáltatnia.