A 7 leggyakoribb probléma a nyomtatókkal kapcsolatban

A nyomtató a legtöbb irodában az egyik legfontosabb eszköz. Bosszantó, ha meghibásodik, hiszen hátráltatja a munkát: nem tudjuk elküldeni az ügyfélnek a szerződést, vagy sokszorosítani a szükséges dokumentumokat, űrlapokat, tájékoztatókat. Előfordul, hogy lassan, rossz minőségben vagy egyáltalán nem nyomtat, túl hamar kifogy a tinta, vagy beakad a papír. Szerencsére bizonyos tipikus problémák minimális hozzáértéssel akár saját kezűleg is elháríthatók, nem szükséges szerelőt hívni.

                                                                                                                                                                        

 

A nyomtató nem nyomtat

Ebben az esetben győződjünk meg róla, hogy a nyomtató csatlakoztatva van az áramforráshoz és a számítógéphez, illetve vezeték nélküli modell esetén a wifi engedélyezve van.

 

Állítólag kifogyott a tinta

Gyakran a nyomtató ezt jelzi annak ellenére, hogy valójában lehet nyomtatni. Egyes modellek már akkor figyelmeztetést küldenek, ha a tinta szintje még nem kritikusan alacsony. Tapasztaljuk ki a készülékünk „szokásait”, így tudni fogjuk, mikor kell tintát cserélni.

 

Mobil eszközről nem lehet nyomtatni

A nyomtatót akkor tudjuk használni mobil eszközről, ha az és az okostelefon, tablet vagy számítógép ugyanazon a wifihálózaton található. Illetve, wifi nélkül is használhatjuk, ha a hálózat rendelkezik egy vezeték nélküli elérési ponttal.

 

A wifin keresztüli nyomtatás túl sokáig tart

Bizonyosodjunk meg róla, hogy a router megfelelő (támogatja a 802.11n-t és a 5GHz-es és a 2,4 GHz-es frekvenciasávot egyaránt), illetve a nyomtató nincs tőle túl messze.

 

A gép túl lassan nyomtat

Egy eredetileg lassabban dolgozó nyomtató munkáját is felgyorsíthatjuk, ha alacsonyabb minőségűre állítjuk a nyomtatást. Lehetőleg ne válasszuk a kétoldalas nyomtatást, mert az oldalak megfordítása is lassítja a műveletet.

 

Túl sokba kerül a nyomtatás

Egyes nyomtatók nem kerülnek sokba, a hozzájuk való tinta annál inkább; és fordítva. Ha rendszeresen és sokat nyomtatunk, érdemesebb egy drágább készüléket választani, amelybe olcsó a festék.

 

Sokszor beragad a papír

Ez a probléma szerencsére ma már sokkal ritkábban fordul elő, mint egy évtizeddel ezelőtt. Megelőzhetjük, ha nem töltjük túl a nyomtatót, és a papír behelyezése előtt a csomagot kicsit összerendezzük.

Béreljen vagy vásároljon fénymásolót?

Egy új cég megalapítása után a szükséges eszközök és berendezések beszerzésekor a legtöbb cégvezető a vásárlásra gondol, pedig bizonyos készülékeket, például fénymásolót bérelni is lehet. Első olvasatra a vásárlás jobb döntésnek tűnhet, hiszen így hiába van szükség nagyobb befektetésre az elején, a fénymásoló legalább a cégé lesz, és a javításon és karbantartáson kívül nincs vele több költség. Azonban a bérlésnek is vannak előnyei. Fénymásoló-kölcsönzéskor általában 36 vagy 48 hónapra bérelhetjük ki a gépet, az időszak végén pedig dönthetünk arról, meg szeretnénk-e vásárolni azt aktuális értékéért, vagy inkább váltanánk egy újabbra. Így nem áll a pénzünk a berendezésben, hiszen ha már nincs rá szükségünk, egyszerűen nem kölcsönzünk tovább. Ha pedig egy másik, nagyobb teljesítményű modellt szeretnénk, nem kell bajlódnunk az új beszerzésével és a régi eladásával, hanem holnaptól egy másik típust kölcsönzünk.

 

Fénymásolóbérlés idény jellegű projektekhez

Előfordulhat, hogy egy bizonyos projekt miatt a cégnek nagy mennyiségű papíralapú dokumentumot kell gyártania – űrlapokat nyomtatnia, katalógusokat, brosúrákat fénymásolnia. Ha a munka csak időszakos, és a projekt lezárultával már nem lesz szükségünk arra, hogy ilyen mennyiségben fénymásoljunk, felesleges lenne befektetnünk egy drága berendezésbe. Főként, ha van már a cégnek egy kisebb teljesítményű készüléke, amely – bár a megnövekedett mennyiséget nem bírja – a továbbiakban tökéletesen megfelel a mindennapi munkára.

 

Többfunkciós gépek bérlése

Az is lehet, hogy átmenetileg több osztály költözik ugyanabba az irodába – például az épület felújítása miatt –, akiknek nemcsak fénymásolóra, hanem nyomtatóra és szkennerre is szükségük van. Ilyenkor érdemes egy többfunkciós gépet bérelni, nem pedig venni egyet, hiszen csak rövid időre van rá szükség. Természetesen vannak olyan helyzetek, amikor továbbra is a fénymásológép-vásárlás a legjobb megoldás, azonban érdemes megfontolni a fentieket döntés előtt.

Kinek érdemes címbélyegzőt használnia?

A címbélyegző használata sokkal olcsóbb, mintha nyomdai úton készíttetnénk borítékot; így ez a megoldás ideális mindazon cégvezetők számára, akik számára fontos, hogy a vállalat jó benyomást tegyen a címzettre már az első pillanatban – még a küldemény kibontása előtt –, azonban mindezt a lehető legköltséghatékonyabban szeretnék megoldani, így nem akarnak céges borítékra költeni.

 

A legfontosabb a pontosság és az olvashatóság

A címbélyegzők esetében az adatok pontossága a legfontosabb, nem pedig a felesleges díszítések; így az egyértelműség érdekében elegendő, ha a cégnév és a cím szerepel rajta: a vállalat elnevezését lehetőleg a településnév, azt a levelezési cím, azt pedig az irányítószám kövesse; azaz ezeket a jobb áttekinthetőség miatt ne írjuk egy sorba.

 

 

Címzéshez ne használjuk a cégbélyegzőt

Nem érdemes a borítékra a hagyományos cégbélyegzővel rányomni a feladót, hiszen ezen számos olyan adat (adószám, cégjegyzékszám) stb. is szerepel, amelyre ebben az esetben nincs szükség, ráadásul nem is tartozik másra. Előnyös, ha a szöveg a bélyegzőn balra rendezve szerepel. A megfelelő olvashatóság érdekében a lehetőségekhez mérten használjunk nagy betűket.

 

A bélyegzőre a címen kívül egy frappáns üzenet is kerülhet

Bár a címbélyegzőn épp elég, ha kizárólag maga a cím szerepel; amennyiben a feladó szeretne megbizonyosodni arról, hogy a címzett valóban kibontja majd a küldeményt – például a DM-levelet –, érdemes egy kreatív ötlettel feldobni a bélyegzőt, és elhelyezni rajta egy frappáns – de rövid – üzenetet. Hiszen, ha a címzett olvasatlanul kidobja a levelet, annak megfogalmazása és kinyomtatása idő- és pénzkidobás volt. Ha akár a cégvezető, akár valamelyik munkatársa bővelkedik kreatív szlogenötletekben, az ütős üzenetet házon belül is megfogalmazhatják – ellenkező esetben érdemes mindezt egy marketingügynökségre bízni.

 

Az aláírás-bélyegző előnyei

Ha számtalan dokumentumot kell aláírnia nap mint nap, jó szolgálatot tehet egy aláírás-bélyegző; azonban természetesen előtte érdemes tájékozódnia arról, adott esetben valóban pótolja-e a bélyegző a valódi aláírást – szerződést például nem lehet vele hitelesíteni, illetve banki átutalás indításához sem megfelelő.

 

Céges képeslapok kiküldéséhez remekül használható a bélyegző

Bizonyos alkalmakkor – például céges karácsonyi vagy húsvéti lapok kiküldésekor – viszont kifejezetten jó szolgálatot tesz egy aláírás-bélyegző; hiszen nem kell a cégvezetőnek ülnie órákig a lapok felett; egy másik munkatárs is „aláírhat” a nevében. Természetesen csak olyan kollégára érdemes bízni ezt a feladatot, akiben a vezető maradéktalanul megbízik, hiszen egy rosszindulatú kolléga akár vissza is élhet vele; a köztes időben pedig egy zárt fiókban tartani a bélyegzőt.

 

Az aláírás-bélyegző a céges levelezésnél tesz igazán jó szolgálatot

Leginkább a céges levelezésben használják az aláírás-bélyegzőt, hiszen rengeteg idő megtakarítható a segítségével. Így anélkül lehet az üzenet személyes, hogy a vezetőnek több tucat vagy akár több száz dokumentumot kellene szignálnia. Az aláírás-bélyegző megrendelésekor el kell döntenie, milyen papírra szeretne elsősorban nyomtatni vele, hiszen ettől függ, milyen festéket érdemes alkalmazni: ami megfelel egy matt papírhoz, lehet, hogy egy fényes üdvözlőlapon elmaszatolódik – ezzel pedig rossz benyomást kelthet ügyfelében, ráadásul egyértelművé válik, hogy nem személyesen írta alá a levelet vagy lapot.

 

A minta legyen nagy és vastag tollal írt

Az aláírás-bélyegző megrendeléséhez természetesen a megrendelő eredeti aláírására van szükség; azonban fontos, hogy az a hagyományosnál nagyobb méretben és vastagságban készüljön, hogy jól mutasson, és jól látható legyen a bélyegzőn.

Milyen adatok szerepeljenek a bélyegzőn?

Ha bélyegzőt szeretne készíteni, a legnagyobb kérdés az, hogy milyen adatok kerüljenek rá, 
hiszen a túl sok adat felesleges, az viszont ugyanolyan rossz, ha fontos információk maradnak 
ki. Mindig a bélyegző felhasználási célja alapján döntsük el, milyen adatok kerüljenek rá. 
Amennyiben azt kézi számlakiállításhoz használná, a számla kötelező tartalmi elemeihez 
kövesse az áfatörvény 169. §-át, és ez alapján határozza meg a bélyegző adattartalmát. Szerepeljen rajta tehát a cég neve, címe és adószáma. Mindig ellenőrizze, hogy a fenti adatok 
helyesek-e. 
A cég neve a cégnyilvántartásnak megfelelően szerepeljen
A cég nevét a közhiteles cégnyilvántartásnak megfelelően kell feltüntetni: vagy a hosszú vagy 
a rövidített cégnevet kell használni (inkább az utóbbit); a kettő nem vegyíthető. Egyéni 
vállalkozó esetén a 2009. évi CXV. törvény 16.§ (4) bekezdése értelmében a vállalkozó neve 
után az egyéni vállalkozó vagy az e.v. megjelölést kell használni. Címként a cég székhelyének 
vagy telephelyének kell szerepelnie. A számlázáshoz a bélyegzőn csak az adószámnak kell 
szerepelnie, a cégjegyzékszámnak nem. Ha az EU más tagállamában is értékesítünk, 
tüntessük fel a közösségi adószámot is. 
A bankszámlaszámot és elérhetőségeinket is feltüntethetjük
A számlán esetenként szerepelnie kell különböző adóügyi kötelező feliratoknak is (például: 
kisadózó, pénzforgalmi elszámolás, önszámlázás, fordított adózás stb.); azonban ezekhez 
inkább készítsünk külön bélyegzőt. Ha a számlát a cég könyvelője állítja ki, az ő adatainak is 
szerepelnie kell rajta. Amennyiben a vevő átutalással is fizethet, a bankszámlaszám is 
szerepeljen a számlán, azaz a bélyegzőn is. A honlapja címét, e-mail címét és telefonszámát 
szintén feltüntetheti. Ha a cég több bélyegzőt is használ, azokat érdemes sorszámozással 
megjelölni. A bélyegzőn szerepelhet valamilyen speciális módosítás is, amely megnehezíti a 
hamisítást.

A fénymásológépek leggyakoribb hibái

A fénymásológép az irodák egyik leggyakoribb berendezése, ám egyben az idegesség gyakori forrása is lehet, ha nem üzemel tökéletesen. Mivel számtalan mindennapi feladat elvégzéséhez szükségünk van rá, nagy bosszúságot okozhat, ha a másolatok nem készülnek el, így nem tudunk haladni a munkával: a papír beragad, kifogy a tinta vagy a másolópapír, a nem működő gép egy furcsa kódot ír ki, a másolat olvashatatlan… Az alábbiakban a fénymásológépek leggyakoribb problémáit, illetve azok lehetséges megoldásait részletezzük.

                                                   

 

Beszorul a papír

A papír beszorulásának több oka lehet, például a nem megfelelő méretű vagy vastagságú papír használata, illetve a túl sok papír behelyezése. Ha egy bosszús munkatárs megpróbálja kirángatni a beszorult papírdarabot, az elszakadhat, és kisebb fecnik kerülhetnek a gép belsejébe, amely további problémákat okozhat; ezért érdemes e helyett a használati utasítás tanácsait követni.

 

Idő előtt kifogy a tinta

Még akkor is előfordulhat, hogy túl hamar kifogy a tinta, ha megkéri kollégáit, csak a legfontosabbakat nyomtassák ki. Ráadásul ez általában csak akkor derül ki, amikor egy határidős dokumentumot kellene kinyomtatni, azon pedig csíkok éktelenkednek. Bizonyosodjunk meg róla, hogy a nem ügyfeleknek szánt dokumentumokat alacsonyabb minőségben nyomtatjuk ki.

 

Túlmelegedés

Még ha a fénymásoló légkondicionált helyiségben áll is, könnyen előfordulhat, hogy túlmelegedhet; ez pedig akár baleseteket is okozhat. Érdemes figyelni a készülék kijelzőjét, hogy időben megkapjuk a figyelmeztető üzenetet; illetve ne működtessük a fénymásolót szünet nélkül.

 

Bonyolult hibakódok

A fénymásológép a meghibásodásokat kódok formájában jelzi. Némelyik, mint a tinta kifogyása vagy a papírtorlódás elég egyértelmű, mások viszont a kollégák számára értelmezhetetlenek. Például a gép jelez akkor is, ha nincs rendesen becsukva, vagy ha a papírt a kétoldalas nyomtatáshoz megfordító alkatrészekre tinta került. A gyakran megjelenő hibakódokat „fordítsuk le”, nyomtassuk ki, és tegyük ki a faliújságra a fénymásoló fölé. Így a kollégák el tudják dönteni, szükséges-e szerelőt hívniuk, vagy maguk is meg tudják oldani a problémát.

 

 

Milyen nyomtatóra van szüksége vállalkozásának?

A hagyományos fekete-fehér lézernyomtatók piaca meglepő módon még mindig virágzik, de egy-egy vállalkozás számára talán mégsem egy ilyen berendezés, hanem egy tintasugaras, LED-es vagy szilárd tintás nyomtató lehet a legjobb választás, akár multifunkciós változatban. Gondoljuk át, milyen technológiákra és funkciókra van szükségünk, mit és mennyit nyomtatunk naponta, mekkora anyagi forrást tudunk áldozni a vásárlásra, illetve, hogy mekkora hely áll rendelkezésre a nyomtató elhelyezésére. A gyanúsan olcsó nyomtatók helyett inkább egy hosszú távon megtérülő befektetés mellett döntsünk, hiszen az előbbiek jellemzően hamarabb tönkremennek, az alkatrész-ellátottságuk nem megfelelő, és nem rendelkeznek minden funkcióval, amire szükségünk van.

 

A készülék és a festék költségei

A nyomtatópiacon jellemző az a „szabály”, miszerint minél alacsonyabb a készülék beszerzési ára, annál többe kerül a kiürült tinta vagy toner pótlása. Ennek eredményeképp az alacsony árú, magas fenntartási költségekkel rendelkező nyomtató azok számára ideális, akik nagyon keveset nyomtatnak, így csak ritkán van szükség a toner újratöltésére vagy cseréjére. A nagyvállalatoknál, ahol naponta több tucatnyi vagy akár több száz papíralapú dokumentum keletkezik, a fordított változat a célravezetőbb. Mindenesetre, mielőtt nyomtatót vásárolnánk, nézzünk utána, mennyibe kerül a belevaló toner vagy festék, hogy később ne érjenek kellemetlen meglepetések.

 

Tintasugaras, lézer-, LED-es és szilárd tintás nyomtatók

A különböző technológiák mentén működő gépek teljesítménye, gyorsasága és nyomtatási minősége közti különbség az idők során egyre csökkent, így a választás már nem olyan nehéz. Ha jellemzően szöveges dokumentumokat nyomtatunk, amelyeken legfeljebb egy-egy grafika vagy logó kap helyet, egy egyszínű lézer- vagy LED-es nyomtatót válasszunk. Ezek utántöltése sem jelent jelentős költséget. Ha azonban inkább fotókat nyomtatunk, fontos tudnunk, hogy ezen gépek színes változata nem szolgáltat olyan valósághű képet. Erre a célra a tintasugaras nyomtató alkalmasabb. A szilárd tintás nyomtatóknál egy viaszszerű tömböt megolvasztva kerül a sűrű folyadék a papírra. Mivel a tintának nincs műanyag csomagolása, szállítása és tárolása kevesebbe kerül, azonban ez sem ad olyan szép képet, mint a tintasugaras változat.

Fénymásológépek – nem csak az irodába

A fénymásológép a legtöbb iroda egyik nélkülözhetetlen eszköze, amely jelentősen megkönnyíti az ott dolgozók munkáját. A legkülönbözőbb feladatok során lehet a segítségükre, a szórólapok és prospektusok sokszorosításától kezdve a cégen belüli üzenetek vagy a napi munkához szükséges űrlapok rengeteg példányban való előállításáig. Azonban fénymásológépekre nem csak az irodában lehet szükség.

 

Iskolák

Bár a diavetítőket lassan teljesen felváltják a PowerPoint-prezentációk (sőt a prezis változatok), a kézzel írt házi dolgozatokat pedig a gépeltek, sőt az e-mailben elküldött irományok; az iskolákban máig nagy szerepet kapnak a papír alapú dokumentumok. Egy kinyomtatott érettségi tételt is sokkal könnyebb papírról tanulni, mint monitorról… Ha a tanár sokszorosítva átad egy-egy feladatsort, nemcsak egy meghatározott tankönyv feladatait oldhatják meg a diákok, hanem számtalan feladatgyűjteményt használhatnak anélkül, hogy mindenkinek vásárolnia kellene belőle egy-egy példányt. A dolgozatok sokszorosításához szintén szükség van fénymásológépre.

 

Könyvtár

Bár a reggeli munkába járás közben egyre többen veszik elő a táskájukból az e-book-olvasót könyv helyett, az utóbbiaknak máig megvan a létjogosultsága; így a könyvtáraknak is. Sokan készülnek itt egy-egy dolgozatra vagy egyetemi zárthelyire; és sokkal gyorsabb lefénymásolni egy könyv néhány oldalát, mint kijegyzetelni minden fontos információt. És ha már rendelkezik a könyvtár fénymásológéppel, a beiratkozott olvasókon kívül másoknak is kínálhatja a szolgáltatását.

 

Konferenciahelyszínek

Bár egy konferenciára vagy más szakmai rendezvényre készülve a résztvevő vállalatoknak saját irodájukban is lehetőségük van arra, hogy kinyomtassák az űrlapokat, az előadások a közönségnek átnyújtott, kinyomtatott vázlatát vagy a szóróanyagokat; előfordulhat, hogy a helyszínen derül ki, hogy kevesebbet készítettek a kelleténél, az irodában hagyták mindet, vagy egyszerűen megfeledkeztek a feladatról. Így nem árt, ha a konferenciahelyszínen is hozzáférhető egy fénymásológép.

 

A fénymásológépek alkalmazási lehetőségei

Ha a fénymásológép leggyakoribb alkalmazási területére gondolunk, biztosan egy iroda jut az eszünkbe, ahol a dolgozók űrlapokat, cégen belüli üzeneteket, prospektusokat, szórólapokat, kimutatásokat sokszorosítanak. Bár kétségtelen, hogy a fénymásoló az iroda egyik legfontosabb technikai felszerelése, nemcsak itt vehetik hasznát.

 

Rendezvények

Legyen szó akár egy konferenciáról, workshopról, szemináriumról vagy egyéb szakmai rendezvényről; egy állásbörzéről, egy fesztiválról vagy másmilyen más eseményről; ezek lebonyolítását megkönnyítendő is nagy mennyiségben készülnek papíralapú kiadványok és más dokumentumok. Gondoljunk csak a szórólapokra, brosúrákra, a helyszínen kitöltetett hírlevél-feliratkozó űrlapokra vagy a rendezvény programfüzetére. Természetesen az eseményen részt vevő szolgáltatók saját irodájukban is sokszorosítani tudják ezeket a dokumentumokat, előfordulhat, hogy megfeledkeznek róla, kevesebbet készítenek, mint kellene, vagy a papírok valahol elkeverednek. Így előnyös, ha a helyszínen is rendelkezésükre áll egy fénymásológép.

 

Oktatási intézmények

Az informatika térhódítása ellenére az oktatási intézményekben máig nagy mennyiségben használnak papíralapú megoldásokat, gondoljunk csak a dolgozatokra, a kiselőadás-vázlatokra, illetve a tankönyvekből vagy feladatgyűjteményekből kifénymásolt anyagokra. Természetesen számos tananyag már az interneten is hozzáférhető, azonban ezeket is sokkal kényelmesebb kinyomtatva olvasni.

 

Könyvtár

Az elektronikus könyvek egyre népszerűvé válása ellenére továbbra is sokan keresik az olvasmányokat hagyományos formában, a könyvesboltban és a könyvtárban egyaránt. Utóbbi intézményt sok diák is felkeresi; szeretnek itt tanulni, hiszen minden eszköz ott van hozzá a polcokon, illetve a csendes környezet is adott. Egyes könyveket azonban nem lehet kikölcsönözni, és esetleg nincs is szükség az egész műre az adott munkához, csupán egyetlen fejezetére. Ez esetben a diák számára kényelmesebb, ha lefénymásolhatja a kívánt részt. Így szinte minden könyvtár tart fénymásológépet, amelyet akár azok is használhatnak, akik nem 

A fénymásolók legfontosabb jellemzői

A fénymásológép az egyik legnagyobb befektetés, amelyet egy vállalkozásnak vállalnia kell, hogy a cég megfelelően és minél hatékonyabban működhessen. Akár egyetlen fénymásolót vásárolunk egy kis irodába, akár többet egy nagyvállalatnak, meg kell vizsgálnunk a készülékek fontos jellemzőit, hogy olyan mellett dönthessünk, amelyik kielégíti a vállalkozás igényeit, azonban lehetővé teszi, hogy ne kelljen felesleges funkciókért fizetnünk. Mivel a hosszú és gyakori használat során valószínűleg szükség lesz a gépek karbantartására és javítására is, olyan típust válasszunk, amelyre minél több garancia jár, és alkatrészellátása megoldott.

                                                                                       

 

Kapacitás

Döntés előtt fogalmazzuk meg, mennyit fogunk fénymásolni naponta. Egy nagy irodába, ahol több tucat munkatárs használja a gépet, egy a fénymásoló, a nyomtató és a fax funkcióit ötvöző berendezés lehet a legideálisabb. Előnyös, ha a gépbe sok papír fér egyszerre, így nem megy el a munkaidő értékes része azzal, hogy utántöltögetjük a papírtárolót.

 

Fekete-fehér vagy színes

Ha nem készítünk marketinganyagokat, brosúrákat vagy katalógusokat, felesleges a színes nyomtató akkor is, ha a cégnél jellemzően sok papíralapú dokumentum keletkezik.

 

Multifunkciós eszközök

A multifunkciós gépek nemcsak fénymásolóként, hanem a már említett faxként és nyomtatóként, illetve szkennerként is működhetnek. Ez a típus akkor előnyös, ha nem áll rendelkezésre nagy hely az irodában a berendezésnek; illetve, ha azon több osztály is osztozik. Például, a marketingcsapat elsősorban nyomtat, szkennel és faxol; a könyvelőknek inkább a fénymásolóra és a szkennerre lesz szüksége; az értékesítők pedig leginkább nyomtatni és faxolni fognak.

 

Merevlemez

Egyes fénymásolók beépített merevlemezén tárolhatjuk a dokumentumok másolatát, átküldhetjük őket más eszközökre, illetve listát hozhatunk létre a fénymásolási feladatokból. Akkor érdemes ezt a típust választani, ha a munkatársaknak rendszeresen szükségük van különböző dokumentummintákra, például űrlapokra vagy szerződésekre.

Szüksége van-e a cégének digitális fénymásolóra?

Ha fénymásológépet szeretne vásárolni cége számára, el kell döntenie, hogy digitális fénymásolóra van-e szüksége, vagy megfelel egy hagyományos készülék is. Az első kérdés, amelyet fel kell tennie magának, az, hogy mire használnák a fénymásolót a leggyakrabban. Az is fontos, hogy gyakran fénymásolnak-e vagy csak alkalmanként, mivel a legtöbb dokumentumot elektronikus formában kezelik.

                                                                                                      

 

Egyszerű kezelhetőség

Ha sokszor fénymásolnak egy nap folyamán, és az analóg fénymásológép túl lassan dolgozik, a gyorsaság lehet az egyik érv a digitális fénymásoló mellett, amivel időt és pénzt takaríthat meg. Közvetlenül CD-re vagy DVD-re is másolhatja a dokumentumokat, így azok elektronikus kezelése egyszerűbbé válik. Szintén jó szolgálatot tesz a digitális fénymásoló, ha különböző dokumentumokat kell magával vinnie egy üzleti tárgyalásra. Sokkal egyszerűbb ugyanis azokat egy CD-n vagy DVD-n vinni, mint egy halom papírral beállítani.

 

Három készülék egyben

A digitális fénymásoló további előnye, hogy egyesíti magában egy fénymásoló, egy hálózati nyomtató és egy faxkészülék funkcióit; így valójában jóval több mint egy fénymásoló. Segítségével három készüléket vásárolhat egy áráért, amivel szintén jelentős összeget takarít meg. Mivel a berendezés kevés mozgó alkatrésszel rendelkezik, a meghibásodás esélye is alacsonyabb.

                                                                                                                                            

Gyorsaság és valósághű színek

A megfelelő típus kiválasztásánál nemcsak az anyagi szempontokat érdemes mérlegelnie. Döntse el, mire van szüksége: arra, hogy a gép gyorsan végezze a munkáját, vagy még ennél is fontosabbak a valósághű színek vagy a megosztott használat lehetősége? Szintén érdemes megfontolnia, mennyi hely áll rendelkezésre az irodában egy fénymásológép elhelyezésére. A digitális fénymásolók mérete csekély a hagyományos készülékekhez képest; így kis irodahelyiségbe jó választásnak bizonyulnak. Olyan funkciókért, amelyeket vélhetően sosem fog használni, felesleges lenne pénzt kiadnia. Olyan készüléket válasszon, amely mindent tud, amire szüksége van – a lehető legkevesebbért.

 

Fénymásológépek kis cégeknek

A cégek munkáját a jó szakemberek mellett a korszerű irodai berendezések segítik a legjobban. Ezekkel ugyanis gondoskodhatunk arról, hogy a mindennapi folyamatok gyorsan és jelentős költségek megtakarítása mellett történjenek.

 

Mérlegelje, milyen funkciókra van szüksége

A számítógépek és a nyomtató mellett a fénymásológép az egyik legfontosabb irodai berendezés, ezért kiválasztásánál alaposan mérlegelnie kell, cégének valójában mire is van szüksége. Amikor a fénymásoló vásárlásáról vagy bérléséről döntünk, érdemes figyelembe vennünk, hogy egyes gépek több funkciót is kínálnak (másolás, nyomtatás, szkennelés); ha ilyet szerzünk be, spórolhatunk a költségeken. A kis cégeknél általában kisebb példányszámban másolnak; ilyenkor elegendő egy hagyományos fénymásológép.

 

A színes fénymásoló lassabban dolgozik

El kell döntenie, fekete-fehér vagy színes fénymásolóra van-e szüksége. Ha jellemzően szöveges dokumentumokat másol, az előbbi tökéletes lesz; ha a szórólapok és katalógusok készítését is házon belül oldják meg, az utóbbit érdemes választania. Azonban jó, ha tudja, hogy ezek lassabban és drágábban is dolgoznak. Ha színes fénymásolót választ, vásárolhat tintasugaras vagy lézeres változatot is; az előbbi olcsóbb.

                                                                                                                    

 

Alkalmi használat esetén ideális a készülékbérlés

Ha rendszeresen fénymásolnak, bizonyosodjon meg róla, hogy a választott készülék papírtárolási kapacitása legalább 250 ív vagy több. Amennyiben csak ritkán fénymásolnak, érdemes megfontolnia a készülékbérlés lehetőségét. Ez különösen igaz, ha alapvetően papírmentes irodában dolgoznak, és csak egy-egy konkrét projekt idején van szükség az anyagok sokszorosítására. Az energiatakarékos fénymásolók közt böngésszen; ezzel nemcsak cégének spórol, de a környezetet is kímélheti. Olyan berendezést válasszon, amelyhez a lehető leghosszabb jótállás jár – akár kérjen kibővített garanciát.