Bélyegző kezelése, nyilvántartása

Egy cég, vagy intézmény esetében nagyon fontos, hogy a bélyegzők használatával kapcsolatos feladatokat pontosan lássák el a használói.

Meg kell határozni, hogy melyik bélyegzőt ki és mikor használhatja, milyen iratok esetében kerüljön fel egy adott pecsét.
Szükséges, hogy a vezetők és a munkatársak közösen ellenőrizzék a náluk éppen használatban lévő bélyegzők tartalmát, minőségét az esetleges hibák elkerülése érdekében.

Fontos a tárolás is! Hivatalos bélyegzőket, melyek esetleg visszaélésre is okot adhatnak, lemez- vagy páncélszekrényben szokták tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne tudjanak hozzáférni. Amennyiben ilyen eset nem áll fenn az Ön esetében, akkor is célszerű a pecséteket egy helyen tárolni, így minden kolléga tudja, hol éri el és hová kell használatot követően visszavinnie. 

Amennyiben egy vállalat több pecsétet is használ, ajánlott nyilvántartást vezetni róla.